Une évolution des exigences de la CPAM à prendre en compte dès la préparation de la mobilité
Nous observons actuellement une évolution des pratiques de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) lors de l’instruction des demandes d’affiliation des salariés impatriés en France.
Désormais, pour un certain nombre de pays, la CPAM exige que les actes d’état civil présentés dans le cadre du dossier d’affiliation soient préalablement légalisés ou apostillés.
Cette demande concerne principalement :
- Les actes de naissance ;
- Les actes de mariage lorsque la situation familiale du salarié doit être justifiée.
Cette formalité peut constituer un point de blocage important si elle n’est pas anticipée suffisamment tôt.
Pourquoi cette démarche est-elle essentielle ?
La légalisation ou l’apostille permet de certifier l’authenticité d’un document public étranger afin qu’il puisse être reconnu par l’administration française.
Or, ces formalités doivent généralement être accomplies dans le pays d’origine du collaborateur avant son arrivée en France.
En l’absence de documents conformes, la CPAM peut suspendre ou retarder le traitement du dossier d’affiliation, ce qui entraîne :
- Un allongement des délais d’obtention des droits à l’assurance maladie ;
- Des démarches administratives complémentaires après l’arrivée en France ;
- Une charge administrative supplémentaire pour l’employeur et le salarié.
Les bonnes pratiques à mettre en œuvre
Afin de sécuriser les démarches de vos futurs impatriés, nous recommandons d’anticiper les actions suivantes :
- Vérifier si le pays d’origine est concerné
Les exigences varient selon le pays émetteur du document et les accords internationaux applicables.
Une vérification préalable permet de déterminer si une légalisation ou une apostille est requise.
Consultez le tableau officiel du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères pour vérifier si vos documents doivent être apostillés, légalisés ou sont dispensés de formalités :
https://www.diplomatie.gouv.fr/files/files/leg-tableau-recap-du-droit-conventionnel-04-11-25.pdf
- Obtenir des actes récents
Il est recommandé de demander des actes d’état civil récemment délivrés, idéalement de moins de trois mois.
Cette condition est fréquemment exigée par les autorités compétentes pour procéder à la légalisation ou à l’apostille.
- Réaliser les formalités avant le départ
Les démarches de légalisation ou d’apostille étant généralement effectuées dans le pays d’origine, elles doivent être intégrées à la préparation de la mobilité internationale.
Notre recommandation
Nous invitons les employeurs et leurs équipes RH à sensibiliser les futurs impatriés dès le lancement du projet de mobilité.
Une anticipation adéquate permet de limiter les risques de retard dans l’affiliation à la sécurité sociale française et de faciliter l’installation du collaborateur en France.
Besoin d’accompagnement ?
Nos équipes peuvent vous accompagner pour :
- Vérifier les exigences applicables selon le pays d’origine ;
- Identifier les documents à préparer ;
- Sécuriser les démarches administratives liées à l’arrivée et à l’affiliation de vos salariés en France.
Anticiper ces formalités dès la phase de préparation de la mobilité permet de gagner un temps précieux et de fluidifier l’intégration de vos collaborateurs internationaux.
Nos experts en immigration sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, n’hésitez pas à nous contacter.